Rezydencja podatkowa w Polsce: co muszą wiedzieć obcokrajowcy

Test 1: Zasada 183 dni

Jeśli przebywasz 183 dni lub więcej w Polsce w ciągu roku kalendarzowego (od 1 stycznia do 31 grudnia), jesteś polskim rezydentem podatkowym za cały ten rok. Dni nie muszą być kolejne -- liczą się wszystkie dni fizycznej obecności w Polsce, w tym weekendy, święta, dni przyjazdu i wyjazdu oraz dni spędzone w tranzycie.

To najprostszy test. Jeśli mieszkasz i pracujesz w Polsce na stałe, przekroczysz 183 dni i automatycznie stajesz się rezydentem podatkowym. Jeśli dzielisz swój czas między Polskę a inny kraj, dokładne śledzenie dni jest niezbędne.

Ważny niuans: Zasada 183 dni to test na rok kalendarzowy. Jeśli przyjedziesz do Polski w sierpniu i zostaniesz do grudnia, spędzisz w Polsce około 150 dni -- poniżej progu 183 dni za ten rok kalendarzowy. Jednak test ośrodka interesów życiowych (poniżej) może nadal uczynić Cię rezydentem podatkowym.

Test 2: Ośrodek interesów życiowych

Nawet jeśli spędzisz w Polsce mniej niż 183 dni, jesteś uważany za rezydenta podatkowego, jeśli Twój ośrodek interesów osobistych lub gospodarczych (ośrodek interesów życiowych) znajduje się w Polsce. To test jakościowy, który uwzględnia czynniki takie jak:

Gdzie mieszka Twoja rodzina (małżonek, dzieci), gdzie jest Twoje stałe miejsce zamieszkania, gdzie pracujesz lub prowadzisz działalność, gdzie masz rachunki bankowe i inwestycje, gdzie są Twoje najsilniejsze więzi społeczne i kulturalne oraz gdzie jesteś zameldowany lub masz stały adres.

Test ośrodka interesów życiowych może być problematyczny dla cyfrowych nomadów, pracowników zdalnych i osób utrzymujących silne powiązania zarówno z Polską, jak i krajem pochodzenia. Polskie organy podatkowe oceniają całokształt okoliczności i nie ma jednego decydującego czynnika. Jeśli Twoja sytuacja jest niejednoznaczna, zdecydowanie zalecana jest profesjonalna porada podatkowa.

Certyfikat rezydencji podatkowej

Jeśli musisz potwierdzić swoją polską rezydencję podatkową (np. aby skorzystać z ulg traktatowych lub uniknąć podatku u źródła w innym kraju), możesz uzyskać certyfikat rezydencji podatkowej w swoim urzędzie skarbowym. Certyfikat kosztuje 17 PLN, jego wydanie trwa około 7 dni roboczych i jest ważny na określony rok kalendarzowy.

Z drugiej strony, jeśli musisz udowodnić, że NIE jesteś polskim rezydentem podatkowym (bo Twój kraj pochodzenia uznaje Cię za rezydenta), powinieneś uzyskać certyfikat rezydencji podatkowej od organu podatkowego swojego kraju i przedstawić go polskiemu urzędowi skarbowemu w przypadku kwestionowania.

Progi podatkowe dla dochodów z pracy i działalności

Kwota wolna od podatku w wysokości 30 000 PLN to znacząca korzyść oznaczająca, że pierwsze 2 500 PLN miesięcznego dochodu jest faktycznie zwolnione z podatku. W połączeniu z 12-procentowym pierwszym progiem, efektywna stawka podatkowa przy umiarkowanych dochodach jest dość niska jak na standardy europejskie.

Składki na ubezpieczenie społeczne (ZUS) są potrącane osobno z wynagrodzenia i nie są uwzględnione w powyższym obliczeniu podatku dochodowego. Łączne składki ZUS pracownika wynoszą około 13,71% wynagrodzenia brutto.

Opcja podatku liniowego dla dochodów z działalności

Osoby samozatrudnione i prowadzące działalność gospodarczą mogą wybrać 19% podatek liniowy zamiast skali progresywnej. Jest to korzystne dla osób o wysokich dochodach, których roczny przychód przekracza 120 000 PLN, ponieważ stawka 19% jest niższa niż 32% drugiego progu.

Wybór podatku liniowego oznacza jednak rezygnację z kwoty wolnej 30 000 PLN i możliwości wspólnego rozliczenia z małżonkiem. Punkt opłacalności to mniej więcej 95 000-100 000 PLN rocznego dochodu -- poniżej tej kwoty skala progresywna jest zwykle korzystniejsza.

Inne stawki podatkowe

Szybki przewodnik po formularzach PIT

Większość pracujących obcokrajowców złoży PIT-37. Jeśli masz też dochody zagraniczne (dochód z wynajmu w swoim kraju, praca freelancerska za granicą, inwestycje zagraniczne), będziesz musiał złożyć PIT-36, który uwzględnia zarówno polskie, jak i zagraniczne źródła dochodów.

Ważne: Jeśli jesteś polskim rezydentem podatkowym, musisz zadeklarować cały dochód światowy. Oznacza to, że dochody uzyskane w innych krajach muszą znaleźć się w Twoim PIT-36, nawet jeśli podatek został już zapłacony w kraju źródłowym. Umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania (patrz niżej) zapobiegają podwójnemu opodatkowaniu tego samego dochodu.

Dwie metody unikania podwójnego opodatkowania

Umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania stosują zwykle jedną z dwóch metod:

• Zwolnienie z progresją: Dochód zagraniczny jest zwolniony z polskiego podatku, ale jest uwzględniany przy ustalaniu stawki podatkowej od polskiego dochodu. Ta metoda jest mniej powszechna w nowszych umowach.
• Metoda odliczenia proporcjonalnego: Dochód zagraniczny jest wliczany do polskiej podstawy opodatkowania, ale podatek zapłacony za granicą jest odliczany od polskiego zobowiązania podatkowego. Płacisz różnicę, jeśli polski podatek jest wyższy, lub nic dodatkowo, jeśli podatek zagraniczny przewyższa polską stawkę. To bardziej powszechna metoda w nowszych umowach.

Kluczowe kraje i metody traktatowe

Jeśli Twój kraj ma umowę o unikaniu podwójnego opodatkowania z Polską, nie zostaniesz opodatkowany dwukrotnie od tego samego dochodu. Musisz jednak aktywnie ubiegać się o ulgi traktatowe, prawidłowo deklarując zagraniczne dochody w polskim zeznaniu podatkowym (PIT-36) i dołączając odpowiednie załączniki. Zwykłe zignorowanie zagranicznych dochodów nie jest legalną opcją dla polskich rezydentów podatkowych.

Jak to działa

Na podstawie ulgi na powrót (art. 21 ust. 1 pkt 152 ustawy o PIT) kwalifikujące się osoby są zwolnione z podatku dochodowego od pierwszych 85 528 PLN rocznego dochodu przez okres czterech kolejnych lat podatkowych. Jest to niezależne od standardowej kwoty wolnej 30 000 PLN, co efektywnie czyni pierwsze 85 528 PLN kwalifikującego się dochodu wolnym od podatku.

Przy stawce 12% ulga ta oszczędza około 6 663 PLN rocznie podatku dochodowego, czyli około 26 653 PLN w całym czteroletnim okresie.

Kto się kwalifikuje

Aby skorzystać z ulgi na powrót, musisz spełnić WSZYSTKIE poniższe warunki:

• Uzyskujesz polską rezydencję podatkową po co najmniej 3 kolejnych latach rezydencji podatkowej w innym kraju.
• Nie byłeś polskim rezydentem podatkowym przez co najmniej 3 kolejne lata podatkowe przed rokiem przeprowadzki do Polski.
• Posiadasz polskie obywatelstwo, Kartę Polaka lub jesteś obywatelem kraju UE/EOG lub Szwajcarii. Obywatele spoza UE mogą się również kwalifikować, jeśli posiadają zezwolenie na pobyt i mieszkali za granicą co najmniej 3 lata.
• Złożysz oświadczenie u pracodawcy lub w urzędzie skarbowym potwierdzające spełnienie warunków.
• Ulga dotyczy roku podatkowego, w którym uzyskujesz polską rezydencję, i trzech kolejnych lat podatkowych.

Jak ubiegać się o ulgę

Aby zastosować ulgę przez pracodawcę (aby zmniejszyć miesięczną zaliczkę na podatek), złóż pisemne oświadczenie (PIT-2 lub osobne pismo) u pracodawcy potwierdzające spełnienie warunków ulgi na powrót. Pracodawca będzie wtedy potrącał mniej podatku z Twojego miesięcznego wynagrodzenia.

Jeśli nie skorzystasz z ulgi przez pracodawcę, możesz ją zadeklarować przy składaniu rocznego zeznania podatkowego. Ulgę uwzględnia się w PIT-37 lub PIT-36.

Kto potrzebuje NIP

Jeśli posiadasz numer PESEL (który służy jako identyfikator podatkowy osób fizycznych), nie potrzebujesz osobnego NIP-u do rozliczania dochodów z pracy i składania zeznań PIT. PESEL pełni funkcję identyfikatora podatkowego.

Potrzebujesz NIP, jeśli: rejestrujesz jednoosobową działalność gospodarczą, jesteś zarejestrowany jako podatnik VAT, nie posiadasz i nie możesz uzyskać numeru PESEL lub potrzebujesz identyfikatora podatkowego do konkretnych transakcji biznesowych.

Jak uzyskać NIP

Aby uzyskać NIP, złóż formularz NIP-7 w swoim urzędzie skarbowym. Będziesz potrzebować paszportu, potwierdzenia adresu (umowa najmu) i powodu potrzeby NIP. NIP jest zwykle wydawany w ciągu 3-5 dni roboczych i jest bezpłatny.

Dla osób samozatrudnionych rejestrujących działalność, NIP jest przyznawany automatycznie przez proces rejestracji w CEIDG.

Dla pracowników etatowych (PIT-37)

• Krok 1: Uzyskaj PIT-11. Twój pracodawca musi dostarczyć PIT-11 (roczną informację o dochodach i potrąconym podatku) do 31 stycznia. Dokument ten pokazuje Twój dochód brutto, potrącony podatek, składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne za rok podatkowy.
• Krok 2: Zaloguj się do Twój e-PIT. Wejdź na stronę www.podatki.gov.pl i zaloguj się za pomocą Profilu Zaufanego, e-dowodu lub danych bankowych. System automatycznie wypełnia Twój PIT-37 na podstawie danych z PIT-11 od pracodawcy.
• Krok 3: Sprawdź wstępnie wypełnione zeznanie. Upewnij się, że Twoje dochody, potrącony podatek i odliczenia są prawidłowe. Dodaj wszelkie dodatkowe odliczenia, do których masz prawo (ulga na powrót, darowizny na cele charytatywne, wydatki na internet itp.).
• Krok 4: Wybierz organizację pożytku publicznego. Polska pozwala przekazać 1,5% podatku na zarejestrowaną organizację pożytku publicznego (OPP). Nie kosztuje Cię to nic dodatkowego -- to przekierowanie podatku, który i tak się należy. Szukaj organizacji na niw.gov.pl.
• Krok 5: Wyślij. Kliknij wyślij. Otrzymasz numer potwierdzenia (UPO). Zapisz lub wydrukuj jako dowód złożenia.
• Krok 6: Zapłać ewentualną niedopłatę. Jeśli masz podatek do zapłaty (wstępnie wypełnione zeznanie to pokaże), zapłać do 30 kwietnia przelewem na konto swojego urzędu skarbowego. Jeśli przysługuje Ci zwrot, zostanie on zazwyczaj przelany w ciągu 45 dni.

Dla samozatrudnionych i osób z dochodami zagranicznymi (PIT-36)

PIT-36 jest bardziej skomplikowany i może nie być w pełni wypełniony automatycznie. Będziesz musiał ręcznie wprowadzić dochody z działalności, koszty, dochody zagraniczne i obliczenia ulg traktatowych. Kluczowe załączniki to PIT/B (dochody z działalności), PIT/ZG (dochody zagraniczne) i PIT/O (odliczenia i ulgi).

Przy PIT-36 zdecydowanie zaleca się skorzystanie z usług doradcy podatkowego przy pierwszym rozliczeniu. Opłaty wynoszą zwykle 300-800 PLN za proste rozliczenie samozatrudnienia i 500-1 500 PLN za skomplikowane przypadki z dochodami zagranicznymi i obliczeniami traktatowymi. To opłacalna inwestycja zapewniająca zgodność z przepisami i maksymalizację odliczeń.