Umowa B2B w Polsce: Kompletny przewodnik po JDG dla freelancerów

JDG vs sp. z o.o. (spółka z ograniczoną odpowiedzialnością)

Alternatywą dla JDG jest zarejestrowanie sp. z o.o. (spółki z ograniczoną odpowiedzialnością). Choć sp. z o.o. zapewnia ochronę odpowiedzialności i może wyglądać bardziej profesjonalnie w relacjach z klientami, wiąże się ze znacznie większymi obciążeniami: minimalny kapitał zakładowy 5 000 PLN, obowiązkowa pełna księgowość, podatek dochodowy od osób prawnych (CIT) w wysokości 9% lub 19%, a następnie podatek dochodowy od dywidend (19%) — co skutkuje podwójnym opodatkowaniem.

Dla osoby pracującej samodzielnie na umowie B2B JDG jest prawie zawsze lepszym wyborem. Obciążenia administracyjne są mniejsze, opcje podatkowe korzystniejsze, a rejestracja jest bezpłatna i szybka. Sp. z o.o. warto rozważyć jedynie wtedy, gdy potrzebujesz ochrony odpowiedzialności (np. konsulting o podwyższonym ryzyku), planujesz przyjąć wspólników lub chcesz zbudować firmę istniejącą niezależnie od Ciebie.

Kto może zarejestrować JDG?

Obywatele polscy mogą się rejestrować bez ograniczeń. Obywatele UE/EOG mają takie same prawa jak obywatele polscy — bez dodatkowych wymagań. Obywatele spoza UE mogą zarejestrować JDG, jeśli posiadają ważną kartę pobytu z prawem do pracy, zezwolenie na pobyt czasowy, pobyt stały, rezydenta długoterminowego UE lub status uchodźcy. Jeśli przebywasz w Polsce na wizie pracowniczej lub zezwoleniu na pobyt czasowy, sprawdź, czy Twoje pozwolenie uprawnia do samozatrudnienia.

Będziesz również potrzebować numeru PESEL (Powszechny Elektroniczny System Ewidencji Ludności). Jeśli jeszcze go nie masz, zobacz nasz przewodnik po uzyskaniu numeru PESEL.

Jak zarejestrować się online (zalecane)

• Krok 1: Uzyskaj Profil Zaufany. To polski system elektronicznej tożsamości. Możesz go założyć przez bankowość internetową (większość dużych banków to obsługuje), w urzędzie lub za pomocą e-dowodu (elektronicznego dowodu osobistego). Jest wymagany do rejestracji online.
• Krok 2: Wejdź na biznes.gov.pl. Przejdź do sekcji CEIDG i kliknij „Zarejestruj działalność”. Formularz jest dostępny w języku polskim.
• Krok 3: Uzupełnij dane osobowe. Imię i nazwisko, PESEL, adres, dane kontaktowe. Adres rejestrowy firmy może być Twoim adresem domowym — nie ma wymogu posiadania osobnego biura.
• Krok 4: Wybierz kody PKD. PKD (Polska Klasyfikacja Działalności) opisuje rodzaj Twojej działalności. Dla konsultingu IT najczęstszym kodem jest 62.02.Z (działalność związana z doradztwem w zakresie informatyki). Możesz podać wiele kodów. Główny kod powinien odpowiadać Twojej głównej działalności, ponieważ wpływa na stawkę ryczałtu.
• Krok 5: Wybierz formę opodatkowania. Preferowaną metodę opodatkowania wybierasz podczas rejestracji (patrz sekcja Opcje podatkowe poniżej). Możesz ją zmienić na początku kolejnego roku.
• Krok 6: Wybierz datę rozpoczęcia ZUS. Możesz rozpocząć działalność natychmiast lub ustawić przyszłą datę. Twoje obowiązki wobec ZUS zaczynają się od dnia, w którym działalność staje się aktywna.
• Krok 7: Złóż wniosek. Rejestracja jest przetwarzana w ciągu 1 dnia roboczego. Automatycznie otrzymasz NIP (numer identyfikacji podatkowej) i REGON (numer statystyczny). Twoja firma jest teraz oficjalnie zarejestrowana.

Alternatywa: Rejestracja osobista

Jeśli wolisz pomoc bezpośrednią, możesz zarejestrować się w dowolnym urzędzie gminy lub urzędzie miasta. Weź ze sobą paszport lub dowód osobisty, potwierdzenie numeru PESEL i wybrane kody PKD. Pracownicy pomogą Ci wypełnić formularz CEIDG-1. Jest to szczególnie przydatne, jeśli nie znasz dobrze języka polskiego i potrzebujesz wsparcia w procesie rejestracji.

Fazy ZUS: Od zera do pełnych składek

Ulga na Start zwalnia Cię ze składek na ubezpieczenia społeczne (emerytalna, rentowa, wypadkowa) przez pierwsze 6 miesięcy. Płacisz jedynie składkę zdrowotną, której wysokość zależy od wybranej formy opodatkowania i dochodu. Dla większości kontraktorów B2B wynosi ona około 400–450 PLN miesięcznie.

Po 6 miesiącach przechodzisz na preferencyjny ZUS (Mały ZUS) na 24 miesiące. Podstawa wymiaru składek społecznych wynosi 30% minimalnego wynagrodzenia zamiast standardowych 60% prognozowanego średniego wynagrodzenia. To mniej więcej o połowę obniża składki społeczne w porównaniu z pełną stawką.

Po łącznie 30 miesiącach (6 + 24) płacisz pełny ZUS. W 2026 roku to około 1 600–1 700 PLN miesięcznie, w zależności od dokładnych wyliczeń składki zdrowotnej. To znaczny koszt, ale nawet przy pełnym ZUS praca na B2B daje wyższe wynagrodzenie netto niż równoważna umowa o pracę w większości scenariuszy.

Pełny ZUS — rozbicie (przybliżone kwoty miesięczne w 2026 r.)

Składka chorobowa jest dobrowolna dla właścicieli JDG. Jej opłacanie daje dostęp do zasiłku chorobowego i świadczeń macierzyńskich. Większość kontraktorów decyduje się na nią, ponieważ kosztuje stosunkowo niewiele, a zapewnia ważną ochronę na wypadek choroby.

Składka zdrowotna jest obliczana różnie w zależności od formy opodatkowania. Na skali podatkowej wynosi 9% dochodu, na podatku liniowym 4,9% dochodu, a na ryczałcie jest to stała kwota zależna od rocznego przychodu. Ta różnica istotnie wpływa na wybór optymalnej formy opodatkowania.

Porównanie trzech form opodatkowania

Przykładowe obliczenia: 15 000 PLN/miesiąc przychodu brutto

Przy 15 000 PLN miesięcznie i minimalnych kosztach uzyskania przychodu ryczałt w stawce 12% jest zdecydowanym zwycięzcą. Połączenie niskiej stałej stawki od przychodu i stałej składki zdrowotnej daje najwyższe wynagrodzenie netto.

Przykładowe obliczenia: 25 000 PLN/miesiąc przychodu brutto

Przy 25 000 PLN miesięcznie różnice stają się jeszcze bardziej dramatyczne. Ryczałt oszczędza ponad 2 700 PLN miesięcznie w porównaniu ze skalą podatkową i ponad 1 500 PLN w porównaniu z podatkiem liniowym. W skali roku to ponad 32 000 PLN więcej na koncie.

Dla specjalistów IT (kody PKD 62.01.Z, 62.02.Z, 62.03.Z, 62.09.Z, 63.11.Z) obowiązująca stawka ryczałtu to 12%. Dla wielu innych usług profesjonalnych (marketing, doradztwo zarządzania, tłumaczenia) mogą obowiązywać stawki 8,5% lub 15%. Zawsze sprawdź stawkę ryczałtu dla swojego kodu PKD przed wyborem tej formy opodatkowania.

Skorzystaj z naszego kalkulatora budżetu wynagrodzenia, aby zamodelować różne scenariusze dochodowe i zobaczyć, jak każda forma opodatkowania wpływa na Twój miesięczny budżet.

Obowiązkowa vs dobrowolna rejestracja VAT

Obowiązkowa: Jeśli Twój roczny przychód przekracza 200 000 PLN (około 16 700 PLN/miesiąc), musisz zarejestrować się jako czynny podatnik VAT. Rejestracja musi nastąpić przed przekroczeniem progu, nie po.

Dobrowolna: Nawet poniżej progu możesz się zarejestrować. Ma to sens, jeśli ponosisz znaczne wydatki firmowe z VAT (sprzęt, oprogramowanie, coworking), ponieważ możesz odliczyć VAT naliczony od VAT należnego. Dla kontraktorów B2B świadczących usługi z minimalnymi wydatkami zwolnienie z VAT jest zazwyczaj prostszym rozwiązaniem.

Większość kontraktorów B2B w IT zarabia powyżej progu 200 000 PLN (to zaledwie około 16 700 PLN/miesiąc przychodu), więc rejestracja VAT jest de facto obowiązkowa dla większości czytelników tego przewodnika.

VAT przy klientach zagranicznych

Jeśli świadczysz usługi klientom spoza Polski, sposób rozliczenia VAT zależy od lokalizacji klienta:

Klienci z UE (B2B): Twoje usługi podlegają mechanizmowi odwrotnego obciążenia. Wystawiasz fakturę z 0% VAT z adnotacją „odwrotne obciążenie”. Klient rozlicza VAT w swoim kraju. Musisz się zarejestrować do VAT-UE i składać okresowe deklaracje transakcji wewnątrzwspólnotowych.

Klienci spoza UE: Usługi generalnie nie podlegają polskiemu VAT (nie są objęte zakresem polskiego VAT). Wystawiasz fakturę bez VAT. To najprostszy scenariusz, częsty przy pracy dla firm z USA lub Wielkiej Brytanii.

Nawet jeśli wszyscy Twoi klienci są zagraniczni i Twoje faktury mają stawkę 0% lub nie zawierają VAT, bycie czynnym podatnikiem VAT nadal pozwala na odliczanie VAT od polskich wydatków firmowych — to dodatkowa korzyść.

Opcja 1: Biuro rachunkowe

Biuro rachunkowe to firma księgowa, która zajmuje się Twoją miesięczną księgowością, rozliczeniami podatkowymi, deklaracjami ZUS i zeznaniami rocznymi. To najpopularniejsza opcja wśród kontraktorów B2B, którzy chcą skupić się na pracy zamiast na rozliczeniach podatkowych.

Koszty wahają się od 200 do 500 PLN miesięcznie w zależności od złożoności działalności (liczba faktur, status VAT, wolumen wydatków). Biura rachunkowe obsługujące klientów po angielsku są dostępne we wszystkich większych miastach, a wiele z nich pracuje całkowicie zdalnie. Dla prostego kontraktora B2B wystawiającego 1–2 faktury miesięcznie, należy się spodziewać 250–350 PLN.

Twój księgowy będzie składał comiesięczne deklaracje ZUS (DRA), deklaracje VAT (JPK_V7M lub JPK_V7K), zaliczki na podatek dochodowy oraz roczne zeznanie podatkowe. Doradzi też w kwestii optymalizacji podatkowej i zasygnalizuje ewentualne problemy z zgodnością.

Opcja 2: Samodzielna księgowość z oprogramowaniem

Jeśli dobrze radzisz sobie z liczbami i chcesz zaoszczędzić na kosztach księgowości, kilka polskich platform SaaS pozwala samodzielnie zarządzać księgowością JDG. Najpopularniejsze to:

iFirma — od 149 PLN/miesiąc. Pełna księgowość, fakturowanie, rozliczenia ZUS i podatkowe, integracja bankowa. Dostępny interfejs w języku angielskim. Najlepsza dla osób biegłych w technologii.

wFirma — od 59 PLN/miesiąc za plany podstawowe. Fakturowanie, śledzenie wydatków i podstawowe obliczenia podatkowe. Dobra opcja dla ryczałtowców z prostymi potrzebami.

InFakt — od 99 PLN/miesiąc. Fakturowanie, księgowość i model hybrydowy, w którym sam wystawiasz faktury, ale ich księgowi zajmują się rozliczeniami. Dobry kompromis.

Nawet korzystając z oprogramowania, warto zlecić księgowemu przegląd Twojej konfiguracji w pierwszym roku. Jednorazowa konsultacja (200–400 PLN) może zapobiec kosztownym błędom.

Co musi zawierać polska faktura?

Każda wystawiona faktura musi zawierać: Twoje pełne imię i nazwisko oraz nazwę firmy, numer NIP, nazwę klienta i jego NIP (lub numer VAT-UE dla klientów z UE), kolejny numer faktury, datę wystawienia i datę wykonania usługi, opis świadczonej usługi, kwotę netto, stawkę i kwotę VAT (lub „zw” przy zwolnieniu z VAT, „NP” gdy nie podlega, lub „odwrotne obciążenie” przy reverse charge) oraz kwotę brutto.

Faktury mogą być w dowolnym języku, ale jeśli klient jest z Polski, standard to wersja polska. Dla klientów zagranicznych faktury po angielsku są akceptowane — jednak wszystkie faktury muszą być dostępne w języku polskim na potrzeby kontroli podatkowej. Większość oprogramowania księgowego generuje faktury dwujęzyczne automatycznie.

1. Przegapienie terminu rejestracji w ZUS

Kiedy Twoje JDG staje się aktywne, masz 7 dni na zgłoszenie do ZUS (formularz ZUA lub ZZA, w zależności od rodzaju składek). Przekroczenie tego terminu może skutkować karami i naliczeniem zaległych składek z odsetkami. Rejestracja CEIDG nie rejestruje Cię automatycznie w ZUS — wysyła powiadomienie, ale powinieneś zweryfikować swoją rejestrację przez PUE ZUS (portal internetowy ZUS) w ciągu pierwszego tygodnia.

2. Wybór niewłaściwej formy opodatkowania

Wielu obcokrajowców domyślnie wybiera skalę podatkową, bo wydaje się znajoma, lub podatek liniowy, bo 19% brzmi rozsądnie. Dla większości kontraktorów B2B — szczególnie w IT — ryczałt jest optymalnym wyborem. Przeanalizuj liczby dla swojego konkretnego poziomu dochodów przed podjęciem decyzji. Formę opodatkowania możesz zmienić jedynie na początku roku kalendarzowego (do 20 stycznia), więc błędny wybór obowiązuje przez 12 miesięcy.

3. Zapomnienie o złożeniu JPK_V7

Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, musisz składać JPK_V7M (miesięcznie) lub JPK_V7K (kwartalnie dla mniejszych firm) do 25. dnia następnego miesiąca. To polski ujednolicony plik kontrolny, łączący deklarację VAT ze szczegółowymi danymi transakcyjnymi. Przekroczenie terminu powoduje automatyczne kary. Ustaw przypomnienie w kalendarzu lub upewnij się, że Twój księgowy ma to w swoim harmonogramie.

4. Mieszanie finansów osobistych z firmowymi

Choć polskie prawo nie wymaga ściśle osobnego konta bankowego dla JDG, używanie konta osobistego do celów firmowych to fatalny pomysł. Utrudnia to księgowość, zwiększa ryzyko błędów podczas kontroli podatkowej i wygląda nieprofesjonalnie na fakturach. Otwórz dedykowane konto firmowe — wiele polskich banków oferuje bezpłatne konta firmowe dla JDG (mBank, ING, Alior). Szczegóły znajdziesz w naszym przewodniku po zakładaniu konta bankowego w Polsce.

5. Niezrozumienie okresu Ulgi na Start

Ulga na Start (6-miesięczna ulga ZUS) to jednorazowa korzyść. Jeśli zarejestrujesz JDG, a potem zamkniesz ją w ciągu pierwszych 6 miesięcy (np. bo projekt nie doszedł do skutku), to wykorzystałeś swoją Ulgę na Start. Nie możesz z niej skorzystać ponownie, chyba że minie 60 miesięcy (5 lat) od zamknięcia ostatniego JDG. Zaplanuj dokładnie moment rejestracji — nie rejestruj się, zanim nie będziesz miał potwierdzonej umowy.

6. Ignorowanie zaliczek na podatek dochodowy

Na skali podatkowej lub podatku liniowym musisz wpłacać miesięczne zaliczki na podatek dochodowy do 20. dnia następnego miesiąca. Na ryczałcie obowiązuje ten sam termin. To nie jest opcjonalne — zaległości skutkują naliczaniem odsetek. Wielu nowych właścicieli JDG jest tym zaskoczonych, ponieważ pracownicy etatowi nigdy nie myślą o zaliczkach — ich pracodawca automatycznie potrąca podatek.